De omgang met cliëntinformatie binnen het algemeen welzijnswerk
Hoe krijgen we informatie?
- We krijgen informatie door ze aan u te vragen. Het is belangrijk de juiste informatie van u te krijgen om uw vraag goed te kunnen beantwoorden en de meest gepaste hulp aan te bieden.
- Het kan gebeuren dat we informatie bij derden over u willen opvragen of dat we informatie van derden ontvangen.U kan weigeren informatie te geven of toestemming te geven om informatie op te vragen bij anderen. De hulpverlener bespreekt met u de mogelijke gevolgen (vb. einde begeleidingsaanbod).
Hoe gaan we om met uw informatie?
- Er worden een aantal gegevens voor registratie bijgehouden op computer. Deze kunnen op uw verzoek anoniem worden opgeslagen.
- Alle medewerkers zijn gebonden aan het beroepsgeheim.Informatie kan wel gedeeld worden met de andere teamleden die ook gebonden zijn aan het beroepsgeheim.
- Het kan zijn dat uw gegevens op teamvergaderingen worden besproken met de medewerkers en de coördinator. Ook zij zijn allemaal gebonden aan het beroepsgeheim.
- Er kunnen eventueel stagiairs aanwezig zijn op de teamvergaderingen. Ook zij zijn gebonden aan het beroepsgeheim.
- In teamoverleg en -verslagen wordt uw anonimiteit gewaarborgd.
- De informatie die over u wordt opgeslagen op de computer is beveiligd met een paswoord en met een accurate virusbescherming.
- Alle schriftelijke gegevens worden bijgehouden in een afgesloten kast of ruimte. Deze kast of ruimte is steeds afgesloten als de medewerker niet aanwezig is. Op elke afdeling zijn er afspraken gemaakt omtrent wie toegang heeft tot uw dossier. U dient bij aanvang van de begeleiding hierover ingelicht te worden.
- Wanneer wij informatie over uw situatie wensen door te geven aan anderen, zullen wij dit met u bespreken.
Hoe gaan we om met uw dossier?
- Bij de start van een begeleiding (instapgesprek en/of eerste begeleidingsgesprek) maken we een dossier op. U kan de instemming weigeren om een dossier op te maken. De hulpverlener bespreekt met U de mogelijke gevolgen.
- De hulpverlener gebruikt een dossier om een overzicht te houden op wat er gebeurt in de hulpverlening. In een begeleiding kunnen vele onderwerpen of gebeurtenissen aan bod komen. Ter ondersteuning van uw hulpverleningsproces hanteert de hulpverlener een dossier.
- U hebt inzagerecht in de begeleidingsdocumenten (identificatiegegevens, onthaalfiche, handelings- en evaluatieplan) in uw dossier, bijgestaan door uw hulpverlener. Inzagerecht betekent dat U deze delen effectief zelf kan inkijken. Als de privacy van anderen geschonden kan worden krijgt U enkel toegangsrecht.
- U hebt toegangsrecht in de dossiersgegevens. Dat betekent dat uw hulpverlener uitleg geeft over wat in het dossier staat. U kunt deze gegevens echter niet zelf inzien.
- U kan de inzage van uw dossier schriftelijk aanvragen via de coördinator van de afdeling van het CAW&JZ Middenkust). Binnen de 14 dagen na de schriftelijke aanvraag krijgt u bericht omtrent uw inzage of toegang.
- U kan aan uw hulpverlener vragen uw gegevens aan te passen.
- Uw dossier is toegankelijk voor de coördinator van het team die eveneens gebonden is aan het beroepsgeheim.
- Voor het toegangsrecht kan U zich laten bijstaan door een vertrouwenspersoon.
- Overdracht van uw dossier (behalve de persoonlijke nota's van de hulpverlener) naar een andere medewerker buiten het team of naar een andere dienst buiten het CAW, kan alleen mits uw toestemming.
- Uw dossier wordt nog 5 jaar bewaard in een gesloten ruimte of kast met optimale waarborg voor uw privacy. Er wordt getracht om uw persoonlijke gegevens en documenten met u mee te geven op het einde van de begeleiding.
- 5 jaar na afsluiten van de begeleiding wordt uw dossier vernietigd tenzij wettelijke verplichtingen de bewaringstermijn verlengen.
Over de wijze waarop binnen de bijzondere jeugdbijstand omgegaan wordt met informatie bekomen alle cliënten de gepaste informatie tijdens een persoonlijk gesprek bij de aanvang van de begeleiding.